Jeśli masz doświadczenie w HR lub zarządzaniu zasobami ludzkimi i zastanawiasz się, jak założyć własną firmę rekrutacyjną, ten artykuł jest dla Ciebie. Opierając się na polskich przepisach prawa, omówimy kluczowe aspekty, na które należy zwrócić uwagę, różnice pomiędzy podmiotami rynku, a także konieczność bezpiecznego przetwarzania danych klientów i kandydatów przy użyciu systemu CRM.
Rejestracja działalności gospodarczej
Zakładając firmę rekrutacyjną, warto zastanowić się nad wyborem odpowiedniej formy prawnej. W Polsce do wyboru mamy m.in. jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę cywilną, spółkę z o.o. czy spółkę akcyjną. Każda z nich posiada swoje plusy i minusy, a wybór zależy od indywidualnych potrzeb i celów przedsiębiorcy.
Kolejnym krokiem jest zgłoszenie działalności do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), w zależności od wybranej formy prawnej. W przypadku rejestracji w KRS, konieczne będzie również sporządzenie umowy spółki oraz założycielskiego wpisu do KRS.
Rejestr agencji pracy
Firmy rekrutacyjne działające na terenie Polski są zobowiązane do wpisania się do rejestru agencji pracy prowadzonego przez wojewodę. Wymóg ten dotyczy zarówno agencji pracy tymczasowej, jak i stałej. Wniosek o wpis należy złożyć przed rozpoczęciem działalności, a po uzyskaniu wpisu można rozpocząć świadczenie usług.
Wniosek o wpis do rejestru agencji pracy powinien zawierać m.in. dane osobowe i adresowe właściciela, nazwę firmy, siedzibę oraz zakres usług. Ponadto konieczne jest przedłożenie dokumentów potwierdzających m.in. odpowiednie doświadczenie w zakresie pracy tymczasowej oraz stałej.
Różnice pomiędzy agencjami pracy tymczasowej a firmami rekrutacyjnymi
Agencje pracy tymczasowej zajmują się rekrutacją, zatrudnianiem oraz delegowaniem pracowników do firm klientów na określony czas. Są odpowiedzialne za cały proces rekrutacji, płacenie wynagrodzeń, opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także sprawy związane z ewentualnymi zwolnieniami. Agencje pracy tymczasowej współpracują z firmami, które mają zapotrzebowanie na pracowników na krótszy okres, np. ze względu na sezonowość pracy czy zastępstwa.
Firmy rekrutacyjne natomiast, koncentrują się na wyszukiwaniu kandydatów na stanowiska stałe, współpracując zarówno z firmami, jak i z poszukującymi pracy. Pomagają w przeprowadzeniu procesów rekrutacyjnych, jednak nie zatrudniają pracowników na swoich warunkach, a jedynie łączą ich z potencjalnymi pracodawcami. Firmy rekrutacyjne często specjalizują się w poszukiwaniu kandydatów na konkretne stanowiska, takie jak menedżerowie, specjaliści IT czy kadra kierownicza.
Bezpieczne przetwarzanie danych przy użyciu systemu CRM
System CRM to narzędzie niezbędne dla każdej agencji pracy czy firmy rekrutacyjnej. Ułatwia on zarządzanie relacjami z klientami, prowadzenie baz danych kandydatów oraz przeprowadzanie procesów rekrutacyjnych. CRM dla agencji pracy czy CRM dla firmy rekrutacyjnej pozwala na efektywną organizację pracy, monitorowanie postępów w rekrutacji, a także analizowanie skuteczności działań.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, firmy rekrutacyjne są zobowiązane do przestrzegania zasad ochrony danych osobowych. W związku z tym konieczne jest zapewnienie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, mających na celu ochronę danych klientów, kandydatów oraz pracowników. CRM dla agencji pracy czy firmy rekrutacyjnej powinien spełniać wymogi RODO oraz umożliwiać kontrolowanie dostępu do danych, a także ich szyfrowanie czy anonimizację.
Podsumowanie
Pamiętaj, że założenie firmy rekrutacyjnej to nie tylko formalności, ale również dbanie o profesjonalizm oraz jakość świadczonych usług. Szanowanie prywatności klientów i kandydatów oraz przestrzeganie przepisów prawa to fundament, na którym można zbudować renomę i zaufanie na rynku. Dzięki temu, Twoja firma rekrutacyjna będzie mogła cieszyć się sukcesami oraz długofalowymi relacjami z klientami.
